Políticas de tratamiento de datos

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS

  1. OBJETIVO

El presente documento establece la Política de Tratamiento de Datos Personales de ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S., para garantizar un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

  1. ALCANCE

La Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S.

  1. MARCO NORMATIVO

La Política de Protección de Datos Personales, se rige por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

  1. DEFINICIONES

Habeas Data: Es el derecho que otorga al titular de datos personales exigir de los entes administradores de éstos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos, así como limitar la posibilidad de divulgación, publicación o cesión de los mismos, de conformidad con los principios que regulan esta materia y que se abordan en el presente documento. Se trata de un derecho ligado al derecho a la intimidad y a la información.

Titular de la Información: Es aquella persona natural o jurídica a quien se refiere la información que es tratada. Fuente de la información: Es toda persona, entidad u organización que, en virtud de una relación de cualquier índole, por autorización legal o del titular de la información, suministra datos a un operador de información, que a su vez los entrega a un usuario final.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento de datos personales, dirigida al Titular de dichos datos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos.

Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato o información Semiprivada: Es aquel dato personal o impersonal que, al no pertenecer a la categoría de información pública, sí requiere de algún grado de limitación para su acceso, incorporación a bases de datos y divulgación, no tiene naturaleza intima, reservada, ni pública y su conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular, sino a cierto sector de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero o crediticio. Por ende, se trata de información que sólo puede accederse por orden de autoridad judicial o administrativa y para los fines propios de sus funciones, o a través del cumplimiento de los principios de administración de datos personales. Ejemplo de estos www.melexa.com datos son la información relacionada con el comportamiento financiero, comercial y crediticio. Dato o información privada: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada se encuentra en el ámbito propio del titular y solo es relevante para éste, sólo puede accederse por orden de autoridad judicial competente y en ejercicio de sus funciones, ejemplo de esta información son los libros de los comerciantes, los documentos privados, los datos que se obtienen cuando hay inspecciones en domicilios, entre otros.

Dato Sensible: Corresponde a aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  1. PRINCIPIOS

El tratamiento de datos personales en ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S., se regirá por los siguientes principios:

Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable de dicho tratamiento o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones constitucionales y legales. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada ley.

Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

  1. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS:

ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S. podrá hacer uso de los datos personales para: a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales; b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios; c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; d) Evaluar la calidad del servicio; e) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo; f) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S. y/o por terceras personas; g) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral; h) Soportar procesos de auditoría interna o externa; i) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S. j) Realizar campañas de publicidad y mercadeo, incluyendo estudios de mercadeo, estadísticos y de georreferenciación e implemente programas de fidelización. k) Realizar campañas de cobranza, crédito, administrar la cartera que tengo pendiente de pago con ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S. l) Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso; m) Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas filiales, vinculadas, subordinadas o la casa matriz de ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S. ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados. Respecto de los datos que sean recolectados directamente en los puntos de seguridad al ingreso de nuestra compañía, tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S., éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S. o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; (v) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (vi) que sea requerido o permitido por la ley.  ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S. advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

Tratamiento de Datos Personales Sensibles

ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S. restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso sobre la finalidad de su tratamiento.

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

  •  El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que, por ley, no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  •  El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  •  El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, o dentro del marco de procesos de mejoramiento, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes

Los menores de edad son Titulares de sus datos personales y por lo tanto portadores de los derechos correspondientes. De acuerdo a lo establecido en la Constitución Política y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748 de 2011, las opiniones de los menores deben ser tenidas en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.

ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S. se compromete entonces, en el tratamiento de los datos personales, a respetar los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

  •  Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S.en su condición de responsable del tratamiento.
  • Por cualquier medio válido, solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S., salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
  • Recibir información por parte de ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales vigentes.
  •  Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
    1. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

    Autorización

    ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S. solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba e informará al titular de los datos, lo siguiente:

    • El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
    •  Los derechos que le asisten como Titular.
    •  Los canales en los cuales podrá formular consultas y/o reclamos.

    Garantías del Derecho de Acceso

    ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S. garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales.

    Consultas

    Los Titulares de los datos personales, podrán consultar sus datos personales que reposan en la base de datos. En consecuencia, ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S. garantizará el derecho de consulta, habilitando medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

    Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente, previo tramite de consulta o requerimiento ante el responsable del tratamiento.

  • Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.Las consultas que se efectúen respecto a datos personales deberán ser remitidas mediante un correo electrónico a la siguiente   dirección contabilidad@eissas.com.coReclamosEl Titular o su causahabiente que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento.El reclamo deberá ser presentado por el Titular de los datos personales, diligenciando el formato de Reclamación para el Tratamiento de Datos Personales que podrá solicitar mediante el envío de un correo electrónico a la dirección contabilidad@eissas.com.co. En este formato el Titular deberá indicar si desea que sus datos sean actualizados, rectificados o suprimidos o bien si desea revocar la autorización que se había otorgado para el tratamiento de los datos personales. Para efectos de reclamos, el Titular deberá tener en cuenta lo previsto en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.Si el reclamo estuviese incompleto, el Titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.Una vez recibido el reclamo completo, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • Rectificación y Actualización de Datos
  • ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar, a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que se pondrán a disposición de los interesados solicitándolos mediante correo electrónico a la dirección contabilidad@eissas.com.co.
  • Supresión de Datos
  • El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
    •  Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.
    •  Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
    •  Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recopilados.

    La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo a lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S.

    Transferencia de Datos Personales a Terceros Países

    La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del Titular.

    1. DEBERES DE ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S. PARA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
    2. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
    3. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
    4. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
    5. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    6. Rectificar la información cuando sea incorrecta.
    7. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
    8. Informar a solicitud del Titular el uso dado a sus datos personales.
    9. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
    10. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
  1. MEDIDAS DE SEGURIDAD

ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S, adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.

  1. VIGENCIA

La presente Política de Protección de Datos Personales fue aprobada por la Gerencia General de ELECTRICOS INGENIERIA Y SERVICIOS EIS S.A.S. el día 01 (primero) de junio de 2017.

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